Neue Medien im Unternehmen

Ich wurde eingeladen einen Artikel für die Blogparade “Achtung. Zukunft. – 8. PM Camp Berlin Online” zu schreiben. Ich habe die Einladung sehr gerne angenommen, um über das Thema zu schreiben, welches mich zur Zeit stark beschäftigt.

Neulich recherchierte ich für meine Arbeit nach der Frage, warum Unternehmen interne Plattformen für Videos und Podcasts haben sollen. Und stellte mir auch so direkt die Frage: „Warum sollten Unternehmen Plattformen für neue Medien zulassen und unterstützen?„. Ich habe nach Argumenten gesucht, die solche Plattformen im Unternehmen befürworten und den Mitarbeitenden die Möglichkeit geben sie aktiv zu nutzen. Später in einem langen Gespräch mit einer Kollegin zu diesem Thema stellte sie mir eine Gegenfrage, die mich wie ein Blitz traf:

Kann sich ein Unternehmen überhaupt noch leisten auf offene interne Plattformen für Mitarbeiterpodcasts und -videos zu verzichten?

Ich muss zugeben, ich habe die Thematik unterschätzt, es geht nicht darum ob neue Medien ein Teil des digitalen Wandels sind. Die wichtigere Frage ist eher: Wie schafft es ein Unternehmen den Einsatz neuer Medien in der Transformation nicht zu vermasseln? Wie setzt man die Technik so um, dass sie Menschen begeistert? Wie unterstützt und befähigt man die Menschen im Unternehmen eigene Formate und Inhalte zu entwickeln?

Wie unterstützt und befähigt man die Menschen im Unternehmen eigene Formate und Inhalte zu entwickeln?

Lohnt es sich überhaupt über diese Themen zu sprechen? Haben neue Medien überhaupt Relevanz und eine Nachfrage, die man beachten sollte? Persönlich würde ich die Frage auf jeden Fall bejahen, zusätzlich lasse ich einige Statistiken für mich sprechen (ARD-ZDF-Studie):

  • 28% der Bevölkerung in Deutschland nutzt Podcasts
    (14- bis 29-jährige: ca. 50%)
  • 77% der Bevölkerung in Deutschland nutzt Videoportale
  • 86% der Schüler lernen heute mit YouTube für die Schule
  • Bis zu 21% hören Podcasts im Auto
  • Bis zu 17% hören Podcasts im Zug oder Bus

Und Schüler und Studenten, die sich heute an Videoplattformen gewöhnt haben, weil sie dort schnell das nötige Wissen und Informationen blitzschnell abgreifen können, sind die Mitarbeitenden von Morgen. Die Mitarbeitenden von Heute, die noch einige Jahre arbeiten werden, nutzen die Medien im privaten Kontext neben Unterhaltung ebenfalls sehr stark, wenn es um Anleitungen, Erklärvideos und Wissenspodcasts geht.

Als ein moderner Arbeitgeber kann sich also kein Unternehmen mehr leisten auf die neuen Medien zu verzichten.

Gehen wir aber erst einen Schritt zurück und überlegen uns wofür neue Medien, genauer gesagt Videos und Audiobeiträge (überwiegend Podcasts) eingesetzt werden können.

Klassischer Einsatz neuer Medien

Offiziellen News und Meldungen

Die meisten Unternehmen nutzen heute Videos und Podcast immer noch wie eine Zeitung, Fernsehen oder Radio: Wie im Rundfunk werden die Medien von einigen wenigen zentralen Stellen ausgestrahlt, kontrolliert und überwacht. Natürlich ist es eine legitime Art der Informationsversorgung und sie wird auch weiterhin bestehen. Im privaten Umfeld informieren wir uns ja auch über Fernseh-, Radiosendungen, beides linear und nichtlinear. Der Vorteil der klassischen Informationsverteilung ist die Verlässlichkeit der Inhalte, Qualität und Regelmäßigkeit. Denn meistens machen die Menschen diese Medien hauptberuflich und bringen die nötigen Skills mit, um hohe Qualität bieten zu können. Im klassischen Unternehmenskontext haben diese Medienmacher auch den Zugang zu Informationen, die andere Mitarbeitenden nicht haben.

Wie kann denn der klassische Einsatz der Medien von neuen Formaten wie Podcasts und Vlogs profitieren?

  • Lesen von News und Meldungen in Textform dauert lange und kann nicht nebenbei geschehen, wird daher seltener gemacht. Audiobeiträge wie Podcasts bringen erhebliche Zeitersparnis.
  • Informationen und News als Audiobeiträge sind näher, werden schneller konsumiert und können neben anderen Tätigkeiten (z.B. Autofahren) aufgenommen werden.
  • Kompakte und komprimierte Formate für bessere Aufnahme der Informationen (Bsp.: Tagesschau in 100 Sekunden).
  • Vertraute Formate aus dem privaten Leben haben eine höhere Akzeptanz und Beliebtheit bei jüngeren Mitarbeitenden.

Einsatz in der Weiterbildung

Welche Vorteile haben neue Medien für formelle Weiterbildung im Unternehmen?

  • Lernen mit neuen Medien, Lernen on demand
  • Lernen mit Emotionen und Zeitbezug ist erfolgreicher
  • Lernen entsprechend des aktuellen Bedarfes und zum richtigen Zeitpunkt
  • Offener und freiwilliger Zugang zum Wissen

Die Nutzung der Videos für formelle Weiterbildung ist nichts Neues. Aus den Webinaren kennen wir die Mitschnitte, die Mitarbeitende abrufen können. Es existieren praktisch in jedem Unternehmen interne Portale, in denen offizielle Lernvideos angeboten werden. Zusätzlich ist auch die Lizenzierung externer Lernportale wie Udemy, Pluralsight oder LinkedIn Learning möglich, wobei hierbei natürlich kein für das Unternehmen spezifisches Wissen transportiert wird, sondern eher allgemein zu bestimmten Technologien oder Fähigkeiten.

Podcasts für formelle Weiterbildung sind dagegen ein etwas neueres Format. Viele Inhalte werden nach wie vor in audiovisueller Form angeboten, was von der jahrelangen Erfahrung mit Videos herrührt. Man kann die Lerninhalte auch so aufbereiten, dass sie in rein auditiver Form wirken und ihre Stärken ausspielen: Nähe zum Erzähler, teilen der Erfahrungen und Eintauchen in Erlebnisse anderer Menschen. Zusätzlich ist die Produktion von Audioinhalten weniger aufwändig als von Videos, was auch einen erheblichen finanziellen Vorteil mitbringt.

Ob Audio oder Video, zentralisierte interne Medienplattformen ermöglichen neue Formate, die offizielle Weiterbildungseinrichtungen anbieten können, zum Beispiel:

Die neuen Medien können als begleitende Formate zu offiziellen Schulungen angeboten werden, um auch außerhalb der Veranstaltung das Lernen fortzusetzen. Teilnehmenden einer Weiterbildung können über Podcasts regelmäßige Informationen und Wissen zu einem Thema erhalten, um sich auf dem aktuellen Stand zu halten.

Zukünftige Möglichkeiten durch neue Medien

Die Zukunft der Medien im Unternehmen ist partizipativ. Nicht jedes Unternehmen ist bereit für die Demokratisierung der Kommunikation, gewisse Kanäle wie globale Unternehmenskommunikation sind und bleiben in der Hand von offiziellen Stellen. Ein großer Teil der Wissensvermittlung wird sich jedoch in Richtung der Selbstorganisation verschieben und auch lokale Kommunikation wird ihren Platz finden.

Lokale News und Meldungen

Lokale Kommunikation in Form von Audio- und Videobeiträgen wird die schriftliche Form der Informationsverteilung ergänzen und in Teilen ablösen. Mit lokaler Kommunikation sind Statusrunden gemeint, Informationsveranstaltungen und News für begrenzte Zielgruppen. Die Vorteile sind unter anderem die geringeren Ansprüche an die Produktion der Medien, höhere Relevanz für die Konsumenten und höhere Regelmäßigkeit. Beispiele:

  • Statusupdates aus dem Management und von Führungskräften
  • News und Berichte aus Fachbereichen
  • Updates aus Fachbereichen zu technischen Trends
  • Updates für Service- und Vertriebsteams
  • Monatsberichte in Abteilungen
  • Krisenkommunikation in Organisationseinheiten

Die begrenzte und meistens kleinere Zielgruppe (als das ganze Unternehmen) ermöglicht es auf Freigaben– und Überwachungsmechanismen zu verzichten.

Informelles Lernen

In der sich ständig wandelnden Welt der Technologien, Methoden und Arbeitsweisen sind die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens die besten Wissensträger. Das Unternehmen muss den Menschen alle Werkzeuge zur Verfügung stellen und sie befähigen ihr Wissen zu teilen.

Neben den formellen Weiterbildungen müssen Unternehmen in der Zukunft verstärkt auf die informelle Wissensvermittlung setzen. Hier punkten die Erklärvideos und Podcasts der Mitarbeiter:innen, weil diese Medien mit geringem Aufwand produziert werden können.

Da sich um Videokanäle und Podcasts auch Communities bilden können, helfen neue Medien auch der Netzwerkbildung im Unternehmen und damit dem Abbau von Informationssilos.

Unternehmenskultur als wichtige Rahmenbedingung

Wie für alle Transformationen, ist die Unternehmenskultur eine der wichtigsten Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Veränderung der Kommunikation und des Lernens im Unternehmen.

Demokratisierung der Kommunikation und des Lernens bedeutet Kontrollverlust der zentralen Funktionen, Verschiebung der Machtverhältnisse, Akzeptanz der Risiken und Stärkung des Vertrauens in die Menschen des Unternehmens. Die zentralen Funktionen müssen die Chancen erkennen und sie ergreifen, sie erfüllen eine ganz neue Rolle in der neuen Struktur: Sie befähigen die Mitarbeiter:innen zur aktiven Kommunikation, helfen ihnen die nötigen Skills aufzubauen, auf Stolperfallen zu achten und unterstützen sie mit ihrem Wissen und Erfahrung in Kommunikation.

Neue Medien sind kein IT-Projekt

Wie so oft in Unternehmen werden neue Tools als reine IT-Projekte angesehen. Die Menschen bekommen zu einem Stichtag den Zugang zu dem neuen Tool und werden alleingelassen. Paradebeispiele sind dafür Enterprise Social Networks oder Office 365: Das Tools ist da, die Begleitung der Menschen und die gut durchdachte Einführung fehlen, damit auch die Akzeptanz.

Bei den Plattformen für neue Medien ist die Situation noch dramatischer, weil neben den Kenntnissen der Plattformsoftware nutzt noch die Skills in Audio- und Videoproduktion benötigt werden. Dazu kommt noch Beschaffung diverser Soft- und Hardware und bildet ein umfangreiches Ökosystem um die Plattform herum.

Wie kann man also die Adoption neuer Medien als offene Plattformen im Unternehmen angehen? In mehreren Schritten:

  1. Die technischen Plattformen für Audio und Video aufbauen
  2. Offiziellen Kanäle aufbauen und promoten
  3. Nutzungs- und Rahmenbedingungen definieren
  4. Plattformen öffnen und die ersten Produzenten aktiv unterstützen
  5. Basisschulungen der Plattformen für Mitarbeiter:Innen anbieten
  6. Multiplikatoren und Guides ausbilden und unterstützen

Es gibt auch für dieses Thema keine Blaupause für erfolgreiche Transformation. Wichtig sind kleine Experimente und mutige Schritte, mit denen man frühzeitig Erfahrungen sammeln kann. Auch vor der offiziellen Veröffentlichung ist die Community-Bildung eine wichtige Voraussetzung dafür, dass die neuen Plattformen genug Early Adopters finden und ihr Feedback einfließen lassen.

Fazit

Ich bin davon überzeugt, dass neue Medien wie Podcasts und Videos in Unternehmen die gleiche positive Wirkung auf unsere Kommunikation und Wissensgesellschaft haben wird, wie sie auch schon im privaten Bereich tun. Der Weg dahin ist etwas steiniger und länger, die Reise lohnt sich jedoch. Als attraktiver Arbeitgeber in der Gesellschaft, in der der Anteil der Wissensarbeit ständig steigt, kann sich kein Unternehmen mehr leisten der Vielfalt der offenen Kommunikation zu verschließen. Allerdings reicht es nicht aus nur die Tools einzuführen, die Menschen müssen in der Transformation und dem Umgang mit neuen Medien begleitet und zur aktiven Kommunikation und Wissensweitergabe befähigt werden.

Quellen

Comments

Sebastian Zwingmann

Sehr gute Aufbereitung. Auch ich sehe viele Chancen, wenn Formate welche im privaten heute schon rege Anwendung finden, in die Arbeitswelt Einzug halten. Hier liegen aber auch viele Hürden, deine Aufstellung & Tipps helfen dabei

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Leonid

Danke Sebastian! Es ist noch ein langer Weg, ich bin aber zuversichtlich, dass wir ihn meistern 🙂

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Thomas Bäro

Wie schon auf Twitter angemerkt finde ich Deinen Beitrag gut (https://twitter.com/thbaero/status/1298016040471924737).

An einem Punkt sehe ich die Welt ein wenig anders. An anderen Stellen würde ich etwas vorsichtiger formulieren. Im Grundsatz stimme ich dir aber zu und ich finde Deine Gedanken zur Einführung neuer Medien besonders spannend.

Zum Punkt, den ich ein wenig anders sehe:

Die initiale Frage, die Dich wie ein Blitz getroffen hat, ist meiner Meinung nach zu pauschal formuliert. Ich kann mir gut vorstellen, dass es Unternehmen gibt, die vom Einsatz neuer Medien zur Wissensvermittlung profitieren werden. Aber ich bin auch überzeugt davon, dass dies nicht für alle Unternehmen gilt. Aus dem Blickwinkel, der Deinen beruflichen Hintergrund widerspiegelt, mag es sicherlich eine passend formulierte Fragestellung sein. Ich könnte mir jedoch auch viele (gerade kleinere) Firmen vorstellen, die diese Art von Wissensvermittlung nicht benötigen weil die Strukturen und die daraus resultierende Kommunikation anders ist als beispielsweise in einem großen Konzern.

In sofern gibt es natürlich Firmen, die es sich leisten können, auf neue Medien aus internen Quellen zu verzichten. Vermutlich ist es aber auch für solche Firmen hilfreich, auf neue Medien externer Quellen zurückzugreifen.

Die Frage ist daher für mich: für welche Firmen könnte es nachteilig sein, neue Medien zur Informations- und Wissensvermittlung zu ignorieren?

Verschiedene Aspekt hast du dabei schon beleuchtet. Persönlich ist für mich der Aspekt der Informationsverteilung (linear vs. nichtlinear) dabei aktuell der spannendste. Gerade in größeren Unternehmen ist es aus meiner Sicht vorteilhaft, die nichtlineare Verteilung von Informationen und Wissen zu optimieren. Vermutlich sogar parallel zum linearen Weg. Warum muss ich denn genau dann anwesend sein, wenn der Abteilungsleiter ein Status-Update gibt. Vielleicht ist es viel angenehmer, diese Information zu hören, wenn ich gerade wirklich Zeit dafür habe (bspw. weil ich in der Straßenbahn sitze).

Beispielsweise gab es bei mir im Unternehmen letztens eine Veranstaltung der gesamten Abteilung. Aufgrund der Ferienzeit konnten aber nur 50% der Mitarbeitenden teilnehmen. Die Art der Information war vorrangig in einer Richtung. Von der Abteilungsleitung zur Abteilung. Sicherlich konnten Fragen gestellt werden. Wie so häufig wurde davon aber wenig Gebrauch gemacht. Aus meiner Sicht würde sich so ein Format hervorragend dazu eignen, aufgezeichnet zu werden. Somit könnten Personen, die nicht anwesend waren, ebenfalls informiert werden. Der mögliche Nachteil ist jedoch, dass solch eine Aufzeichnung auch noch später herausgeholt werden kann. Ich könnte mir vorstellen, dass dies manchmal kritisch gesehen wird. Vermutlich fühlt sich die Informationsquelle noch stärker dazu genötigt, getätigte Aussagen ganz genau zu überdenken. Dem könnte man mit einer vernünftigen Retention Policy entgegenwirken.

Wo ich anders formulieren würde…

Du schreibst „Wie schafft es ein Unternehmen den Einsatz neuer Medien in der Transformation nicht zu vermasseln?„

Hier würde ich positiver formulieren. Sicherlich ist die negative Form (nicht vermasseln) geeignet, um Menschen wach zu rütteln. Aus meiner Sicht schürt es aber eine eher verteidigende Haltung, die vom eigentlichen Zweck, der *erfolgreichen* Einführung neuer Medien, ablenkt. In diesem Sinne halte ich Deine beiden folgenden Fragen (Wie setzt man die Technik so um, dass sie Menschen begeistert? Wie unterstützt und befähigt man die Menschen im Unternehmen eigene Formate und Inhalte zu entwickeln?) für wirksamer in Bezug auf die Lösungsfindung.

In meinem konkreten Fall brauche ich dafür eine technische Lösung, die wirklich kinderleicht zu bedienen ist – ohne großes Post-Editing und mit – idealerweise – vorhandenen Bordmitteln.

… und was ich mir dazu schon an Gedanken gemacht habe.

Meine Gedanken tendieren im Moment zu Screen-Recordings und SharePoint File Libraries in denen die Dateien gespeichert werden. Und um die „keine Podcast App im Unternehmen“ zu umgehen, könnte man das Benachrichtigungsfeature der Dokument-Libraries in SharePoint nutzen – die Menschen bekommen dann eben eine E-Mail wenn es neuen Content gibt.

Für den von Dir skizzierten Einsatz in der Weiterbildung halte ich ebenfalls Wege unter Verwendung von Bordmitteln für einen ersten, geeigneten Schritt. Viele Kolleg*innen kennen schon heute PowerPoint und viele PowerPoint Dateien existieren schon heute. Vielleicht hilft es ja schon, die Aufzeichnungsfunktion (natürlich inkl. Ton) von PowerPoint zu benutzen, um diese Vorträge aufzuzeichnen und zur Verfügung zu stellen. Auch hier könnte SharePoint oder das ESN (falls es auch das Speichern größerer Dateien) als Ablageort geeignete Lösungen anbieten. Und damit könnte man auch hier wieder auf existierenden Content zurückgreifen, den man um eine Dimension (den Tonkanal) erweitert. Gleichzeitig ermöglicht dieses Format auch, den zeitlichen Bezug (learning on demand) herzustellen, da die Dateien ja dauerhaft verfügbar sind. Screen-Recordings (gerade bei Tool-Themen) sind natürlich weiterhin eine Option. Das handling wäre dann das gleiche wie bei meinem Beispiels zur Abteilungsversammlung weiter oben.

Podcasting – gerade in Form von Interviews – könnte ich mir auch gut vorstellen. Hier werden wir aber Menschen mit journalistischen Fähigkeiten benötigen, die in der Lage sind, vernünftige Interviews zu führen – Radio-Journalisten lernen das ja auch nicht mal „so eben schnell“ 🙂 Der Gold-Standard ist für mich übrigens der Deutschlandfunk mit seiner Morgensendung sowie dem Interview der Woche. Ein weiteres – aus meiner Sicht – sehr gutes Interview-Format liefert Tilo Jung mit „jung & naiv“ (bspw. auf youtube). Dort gibt es zwei „Themenwelten“. Zum einen das Interview-Format (bspw. https://www.jungundnaiv.de/2020/08/23/meeresbiologin-antje-boetius-alfred-wegener-institut-folge-472/) und zum anderen die Bundespressekonferenzen (bspw. https://www.jungundnaiv.de/2020/08/24/bundesregierung-fuer-desinteressierte-bpk-vom-24-august-2020/).

Schwierig stelle ich mir „formelle“ Weiterbildung vor. Hier müsste man die konsumierende Komponente (Podcast hören) ergänzen um eine qualistätssicherende (Fragen zum gehörten Stellen und auswerten – quasi eine Abschlussprüfung). Wenn man dies aber schafft, könnte man danach Zertifikate ausstellen, in denen dem Mitarbeiter bestätigt wird, dass er an der Veranstaltung (aka Podcast) erfolgreich teilgenommen hat. In meinem Unternehmen haben wir dafür grundsätzlich eine technische Lösung (saba.com) – das Erstellen des Contents ist aber aufwändig. Dafür ist es aber auch eine formelle Schulung.

Zum Thema „Neue Medien sind kein IT-Projekt“ kann ich Dir auch nur zustimmen. IT sollte sich aber hier Gedanken machen, wie eine Plattform aussehen kann, bei der der technische Anteil der Content-Creation nahezu intuitiv abläuft. Ich denke, dass das eine wesentliche Voraussetzung ist, damit Podcast-Fremde zumindest darin keine hohe Hürde erkennen. Ein wesentlicher Teil wird dann aber sein, den Kolleg*innen im Unternehmen beizubringen, inhaltlich Content zu generieren und keine Angst davor zu haben, mit ihrer eigenen Stimme in einer nichtlinearen Öffentlichkeit aufzutreten.

Summarisch stimme ich Dir aber zu. Neue Medien in Unternehmen haben das Potential, Informationsverteilung und Wissensvermittlung zu optimieren. Ich freue mich schon darauf, das Thema in den nächsten Jahren weiter zu verfolgen und vielleicht auch den einen oder anderen eigenen Gedanken dazusteuern zu können.

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Leonid

Vielen Dank für das ausführliche Feedback Thomas! Natürlich sehe ich die Sachen aus meiner Perspektive und aus meinem Kontext. Ich habe das Thema auch schon davor verfolgt. Und bei Bosch erfahren, dass man auch Videoplattformen haben sollte, damals wurde dort das BoschTube eingeführt und war total interessant zu sehen, wie viel Content auf einmal auftauchte. Ich habe auch schon erfahren, dass gerade kleine Unternehmen moderne Medien einsetzen, und zwar ohne die ganze Bürokratie und Overhead. Sie gehen einfach auf Vimeo oder ähnliche Plattformen, stellen ihre Videos dort ein und machen sie nur bestimmten Personengruppen zugänglich. Oder sie machen die Podcasts und Videos gleich öffentlich und profitieren auch davon. Sie lösen die Problematik der Plattform einfach ganz pragmatisch. Wir in großen Konzernen müssen den supercompliant Weg nehmen und daher ist die Thematik dort alles andere als einfach. Und meistens kaum verfügbar. In einem kleineren Unternehmen hätte ich vermutlich gar keinen Grund so einen Beitrag zu schreiben.

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Thomas Bäro

Wohl wahr!
(und diesmal auch noch etwas kürzer) 😉

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